成都如何制订与实施展会参展商邀请计划

成都如何制订与实施展会参展商邀请计划

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根据展览会的性质,在明确观众定位和邀请形式后,便可进行邀请广告或函件的设计工作。发送邀请的时间因展览会性质不同而有所区别。普通观众参观的展览会,一般在展览会开幕前30天之内发送邀请,或通过媒体发布展览会信息,或针对特定人群发送门票。媒体发布展览会信息的频次,向特定人群发送门票的规模,既要根据需要,也要考虑成本的负担。

专业观众参观的展览会,一般在展览会开幕前50-60天之内展开邀请工作。除通过媒体发布展览会信息外,向专业观众邮寄的邀请函集中于展览会开幕前20天左右时间发出,一般每隔一周发一次,需要发如何制订与实施展会邀请计划 送两至三次。每次邮寄邀请函的内容应有所不同,如第一次可以是请柬式邀请函,第二次可以是告知展览会配套活动具体日程邀请函,第三次可以是附有展位平面图的邀请函。采用电子邮件方式邀请专业观众,一般需要安排三次以上的发送。其每次邀请内容与邮寄邀请内容相似。


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在邀请函的设计上应注意体现电子邮件的特点。电子邮件邀请函的主题一定要明确,以免被互联网的过滤软件误判为垃圾邮件。采用手机短讯方式邀请专业观众,多安排在展览会开幕前一周和展览会期间发送。一般需要安排三次以上的发送。手机短讯邀请的内容应简明,一般控制在70个字左右。每次短讯邀请的内容应有所侧重,邀请语言多为提示性质,旨在提醒专业观众及时参观展览会。展览会组织机构采用电子邮件或手机短讯方式邀请专业观众,应通过互联网建立或电讯网络建立群发的平台。

展览会邀请专业观众的途径有六:一是,通过媒体发布展览会信息;二是,通过电话邀请;三是,通过邮寄邀请函;四是,通过互联网发送邀请函;五是,通过手机发送邀请短讯;六是,通过参展客商邀请他们的用户。其中,电话、邮寄信函、手机短讯是主要途径。


邀请专业观众的媒体,主要是与展览会题材相关的专业媒体,即行业性或专业性的杂志、报纸或网站。目前,通过网站发布信息的展览会,呈明显上升趋势。通过媒体邀请专业观众的优点是:信息容量较大,信息存留时间长,可对展览会进行深度宣传,展览会信息和媒体信息可产生互动作用。在操作上,对选择的媒体及其发布内容、形式和时间等方面,均需早作策划,包括用展位和媒体互换广告的洽商。

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电话邀请是最有效的形式。因可通过语言沟通,知道对方是否前来参观;即便对方不愿意来,也可了解原因。

邮寄信函邀请专业观众,仍然是多数展览会采取的方式。其需要展览会组织机构掌握较为丰富的专业观众信息资源。其优点是较为正式和礼貌,令收信人印象深刻,但邮寄信函的费用较高

每年定期举办的展览会,需及时评估上届展览会邀请观众的效果,如认为存在问题,则应在新一届展览会发布信息时进行调整



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